"Was passiert eigentlich, wenn du eine Ist-Analyse im Betrieb machst?"

00:00:03: Hallo und herzlich willkommen zu einer neuen Folge von Navi für Lackierbetriebe, dem Beschichter-Podcast von Markus Füllers Coaching. Alle 14 Tage erhalten Sie in diesem Podcast Tipps und Routenvorschläge für Ihren Lackierbetrieb zur Verbesserung Ihrer Prozesse und zur Qualifizierung Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Vielen Dank dafür, dass Sie die Zeit mit mir verbringen. Und los geht's mit unserem heutigen Thema. Hallo und herzlich willkommen zur heutigen Podcast-Folge. Ja, ist wohl wieder soweit. Ich beantworte heute mal eine Frage, die mir tatsächlich in der letzten Zeit häufiger gestellt wurde. Und zwar lautet die Frage immer in etwa so, wenn wir ein gemeinsames Projekt machen, was passiert dann eigentlich, wenn du bei uns im Betrieb bist und eine Ist-Zustandsaufnahme machst? Vielleicht nochmal kurz zur Einleitung. Das Thema Ist-Aufnahme ist für mich immer besonders wichtig. Dieser Podcast heißt ja Das Navi für Lackierbetriebe. Und dieses Bild des Navigationssystems nutze ich immer deutlich zu machen, wenn ich mit dem Auto ein Ziel erreichen möchte und möglichst effizient und schnell ans Ziel kommen möchte, dann ist die erste Voraussetzung immer, dass das Navi im Auto weiß, wo stehe ich denn gerade. Klingt banal, klingt selbstverständlich, muss man sich aber immer wieder deutlich machen. Ohne das GPS Signal, was meinen Standort bestimmt, ich gerade bin, hilft das alles gar nichts. Das ist also das erste was erfolgen muss. Als zweites sage ich dem Navi wo ich denn hin möchte. Das heißt ich gebe mein Ziel ein, definiere mein Ziel und dann entscheide ich welche Routenkriterien von Bedeutung sind. Schnellste Route, Ökonomischste Route. Ich kann eingeben ob ich Autobahnen vermeiden möchte oder Fähren vermeiden möchte, Mautstraßen vermeiden möchte. Je nachdem was für ein System gerade im Auto ist gibt es da die verschiedenen Routenkriterien die ich festlege. Und dann, wenn ich das alles gemacht habe, dann drücke ich auf Start, dann geht's los, dann mache ich mich auf dem Weg, das Ziel zu erreichen. Wenn das Ziel heißt, Effizienz der Prozesse verbessern, dann ist das genau das, was ich eingegeben habe. Wenn das Ziel heißt, ein Schulungskonzept zu erarbeiten, dann ist das das Ziel, was ich definiere. Also eine sehr vielschichtige Geschichte. Und so erzähle ich meinen Kunden immer. Der erste Schritt sollte eine ausführliche Istzustandsaufnahme sein. Das heißt, ich komme

00:02:27: 1, 2, 3 Tage in den Betrieb je nachdem wie groß der Betrieb ist und wie groß die Lackierabteilung ist und schauen wir dann den Istzustand an, was denn da genau gemacht wird. Analysiere den Istzustand. Und jetzt gehen wir heute mal einmal die Schritte durch, die dann bei so einem üblichen 2-Tages-Projekt passieren. Ich bin dann in der Regel am ersten Tag morgens 8 im Betrieb, reise entweder am Abend vorher an oder an dem Vormittag. Wir treffen uns mit den Beteiligten, mit den Ansprechpartnern. in einem Besprechungsraum, machen ein sehr kurzes Kickoff Meeting, heißt gegenseitige Vorstellungsrunde, können Erwartungshaltungen formulieren. Ich erzähle so ein bisschen was aus meiner Vita, was ich denn bisher so gemacht habe und möchte das Thema eigentlich als Vorstellungsrunde relativ kurz halten, weil ich in der Regel weiß, dass die Betriebe ihre Mitarbeitenden informiert haben, wer da kommt und was der da im Wesentlichen machen kann. Es kommt aber auch immer mal wieder vor, dass die Leute in der Anlage oder vor Ort auf dem Shopfloor nicht informiert worden sind, dann werde ich das sowieso nochmal nachholen, wenn ich dann im Prozess bin. Ich habe im Vorfeld ein paar Dinge geklärt, die mir immer wichtig sind. Das ist die Fragestellung nach der Möglichkeit Fotos oder Videos zu machen. Üblicherweise natürlich Fotos ohne Menschen und ohne irgendwelche Produkte drauf. Mir geht es eigentlich die Prozessdokumentation. weil jede Ist-Aufnahme einen sehr umfangreichen Beratungsbericht von mir in Nachsicht zieht, den ich dann ganz gerne mit den entsprechenden Fotos und Bildern untermauere bzw. ergänze. Dann wünsche ich mir immer eine recht knackige und umfangreiche Führung durch die Prozesse, dass wir einmal entlang der Prozesskette uns anschauen, wo kommt die Ware ins Unternehmen rein, wo gibt es erste Prüfschritte oder Kontrollschritte. Wie wird festgelegt, welcher Reihenfolge die Produkte abgearbeitet werden? Da laufen wir durch den Lackierprozess, schauen uns die einzelnen Prozessschritte an. Ich lerne dann meistens schon mal so die ersten Ansprechpartner kennen, die dann im Prozess arbeiten. Ja und dann in der Regel ist das dann so, ich würde mal sagen, am ersten Tag so gegen 10 Uhr. Dann beginnt meine eigentliche Arbeit im Prozess. Das heißt, ich schaue zu, ich hinterfrage Themen, ich spreche mit den Mitarbeitern.

00:04:44: Jetzt hat der ein oder andere ja bei LinkedIn vielleicht mitbekommen. Seit kurzem habe ich dann auch meine passende Arbeitskleidung. Sicherheitsschuhe hatte ich immer an, aber ich bin dann halt auch erkennbar mit meinem entsprechenden Polo Shirt, auf dem mein Name steht. Und so fällt man halt in dem Prozess auf, dass da jemand ist, der nicht im Betrieb ist. Und es ist häufig so, dass die Leute einen ansprechen, Fragen stellen und man dann nochmal erklärt, was genau in diesen zwei Tagen passiert. Der normale Ablauf. eigentlich in jedem Prozess oder in jedem Projekt ähnlich, ist erstmal eine gewisse Distanziertheit der Leute. Die wissen gar nicht, was will dieser Berater da, will er uns nur auf die Finger gucken und sagen, was wir alles schlecht machen. Und da gleich mal einzusteigen, das ist nicht der Job, den ich unter Coaching verstehe und unter Istzustandsaufnahme verstehe, nur die Dinge aufzuzeigen, die verbesserungsfähig sind, sondern es ist für mich auch immer ein recht großer Anteil Benchmark. erklären und aufzeigen, welche Dinge aus meiner Wahrnehmung, aus meinem Erfahrungshorizont positiv laufen. Und so ist das halt ein Bild mit Licht und Schatten, mit Optimierungsansätzen, mit potenziellen Verbesserungsschritten, die durchgeführt werden können, die dann anschließend in dem Beratungsbericht, in dem Bericht für die Ist-Zustandsaufnahme auftauchen. Ja, und so wird dann in der Regel der erste Tag durchgeführt. dass ich mir dann einen Prozess anschaue. Ich bin dann immer sehr intuitiv unterwegs, wenn sich halt neue Dinge ergeben, hinterfrage ich die. Der erste Tag ergibt dann auch häufig Terminabstimmungen, die dann am zweiten Tag stattfinden, dass man sich mit der QS unterhält, dass man sich vielleicht mal mit der Sicherheitsfachkraft trifft oder mit der Logistik, mit der Arbeitsvorbereitung, also je nachdem wo entsprechende Auffälligkeiten oder Fragen auftauchen im Prozess. Jetzt habe ich ... einiger Zeit für die, die bei LinkedIn aktiv sind, einen Post abgesetzt, eine Slideshow, in der ich meine acht Betriebsgeheimnisse verraten habe, so habe ich den Beitrag genannt, das heißt die acht Dinge aufgeführt habe, zu denen, die ich mir ganz besonders anschaue, wenn ich zum ersten Mal in einem Beschichtungsbetrieb bin und eine derartige Istzustandsaufnahme starte. Und zum Ende habe ich dann noch drei Fragen formuliert, die ich dann während dieser Zeit im Betrieb

00:07:09: auch noch mitbeantworte für mich, die dann halt auch letztendlich für die Festlegung der Ist-Zustand der Position der Ausgangssituation immer von relevant sind. In der Regel habe ich, wenn ich den ersten Rundgang durch den Betrieb mache, schon in die Lackierkabinen geschaut und das erste was ich mir dort eigentlich immer anschaue ist das Spritzbild, was ich sehe, der Sprühstrahl den ich sehe bei der Pulverbeschichtung bei der Nasslackierung. Das heißt also Wie wird lackiert? Wie sieht die Sprühstrahlwolke aus bei einer Nasslackierung, bei der Pulverbeschichtung? Und eine erste Abschätzung vornehme. Wie sind die Bewegungsabläufe der Beschichter oder der Roboter? Und wie ist es den Oversprayanteil bestellt? Das heißt, der erste Blick geht eigentlich immer so in Richtung des Spritzbildes der Pistolen, der Lackier, der Applikationstechnik. Der zweite Schritt, auch dann schon während der Begehung häufig ein Thema, was man sich angeschaut hat, dass ich mir die Teile nach der Vorbehandlung anschaue, gerne noch im nassen Zustand, das heißt nach dem letzten Spülschritt schaue ich mir dann an, wie sehen die Teile aus, schauen dann mir an, inwieweit der Wasserbruch-Test, welches Bild der abgibt, sind alle Informationen da, die erforderlich sind, einen Vorbehandlungsprozess optimal zu betreiben, sodass dann als zweites in Richtung der Vorbehandlung geguckt wird. Und dann ist das so, wenn ich in Betrieb bin, ich schaue nicht nur den eigentlichen Lackierprozess, sondern ich beginne immer so etwas aus der Adlerperspektive. Das heißt ich schaue mir den Materialfluss an, schaue mir an wo die Ware das Unternehmen betritt, das heißt wo angeliefert wird, beziehungsweise wo die Ware aus den vorgeschalteten Inhouse Prozessen geliefert wird, Vorfertigung, Blechfertigung oder Lager und beurteile für mich mal ist für mich als externe der neuen Unternehmen ist ein geordneter Materialfluss erkennbar. wie funktioniert An- und Ablieferung, also alles das, was im Wesentlichen mit der Logistik zu tun hat. Ein Thema, was die gesamten zwei Tage begleitet, was eigentlich überall dabei ist, was aber auch schon beim ersten Blick, also beim ersten Eindruck eine Rolle gespielt hat, ist die Frage nach Ordnung und Sauberkeit. Das heißt, man hat im ersten Moment einen Gesamteindruck über die Ordnung, über die Systematik, die im Betrieb da ist, hat einen Eindruck dafür,

00:09:34: wie sauber, wie schmutzig, wie staubig ist das Umfeld, dann halt eben letztendlich auch festzustellen, ob das Einflüsse haben kann, das Umfeld auf die Qualität, erreicht wird. Eine Station, die ich in den zwei Tagen immer anlaufe, ist der Sammelpunkt für Reklamation beziehungsweise Nacharbeiten. Häufig ist das nicht immer so ganz einfach zu erkennen. Das heißt, es gibt dann meistens nicht so einen zentralen Punkt, man diese Reklamationen und Nacharbeiten findet. Da gibt es also meistens verschiedene Stellen. Ich schaue mir an, wo wird gesammelt, wie wird gesammelt, wie wird beurteilt und qualifiziert, was denn das Problem war und wie wird in dem Gesamtprozess mit Reklamationen und mit Nacharbeit umgegangen. Wie werden die Teile nachgearbeitet? von der Arbeitsabfolge und vom Arbeitsgang her, aber auch wie gehen die Informationen weiter, welche Informationen werden aus einem solchen Reklamationsfall dann letztendlich auch wieder in die Mannschaft getragen. Ja, und dann habe ich schon recht häufig darüber berichtet, dass es mir immer sehr wichtig ist, mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ins Gespräch zu kommen. Das hat verschiedenste Gründe, die ich gleich auch noch bisschen detaillieren möchte. Aber es geht in mehrer erster Linie darum, wenn so die ersten Hürden, die ersten Barrieren und Berührungspunkte aufgetan sind oder Barrieren abgebaut sind, dass man dann ins Gespräch kommt, sich von den Leuten an den Arbeitsplätzen erklären lässt, warum sie etwas machen, was sie dort machen. Mein Motto ist dann eigentlich immer zu hören und nicht zu texten. Das heißt also den Leuten nicht irgendwelche Weisheiten oder irgendwelche Schulungen angedeihen zu lassen, sondern einfach mal zuhören, was die denn so schildern. Man bekommt ein Gefühl dafür, wie die Motivation in der Mannschaft ist, wie die Stimmung in der Mannschaft ist, aber auch wie die Zusammenarbeit untereinander läuft. Und das ist immer gerade auch in der heutigen Zeit besonders wichtig, wenn es dann die Fragestellung der Unternehmenskultur geht. Das ist so eine meiner Zusatzfragen, die dann immer zu klären sind. Und dort ist es halt eben immer wichtig im Gespräch mit den Leuten vor Ort.

00:11:44: das Gefühl zu bekommen, wie wird gearbeitet und wo kann man das besser machen als im Pausenraum oder in der Kaffeeecke? Das heißt, es gibt immer wieder so diese Diskussionen darüber, warum guckt man sich die Pausenecke oder die Kaffeeecke an? Ich bin üblicherweise auch im Betrieb so und bin dann gerade während der Frühstücks- und Mittagspausen dann auch an der Anlage unterwegs, schaue mir dann an, wie machen die Leute denn gerade ihre Pause? setzt sich da jeder auf eine umgedrehte Kiste und trinkt seine Tasse Kaffee oder gibt es einen Pausenraum, in dem sich die Leute treffen, dann auch austauschen, Zeitung lesen, Musik hören, abschalten. Also wie das vom Prozess her in den Betrieben läuft. Ganz wichtiges Thema, wie denn an der Stelle letztendlich die Pausenecken und die Kaffeecken als Kommunikationsbasis genutzt werden, aber auch welche Wertschätzung und welcher Umgang an diesen Pausenecken herstellen. Das fängt damit an, wie gepflegt ist der Bereich, wie wichtig wird er letztendlich auch von der Unternehmensleitung gesehen. Also ein Fundus an Informationen, die man aus den Pausenräumen und aus den Kaffeeecken mitnehmen kann. Ja, so werden dann im Prinzip die wesentlichen Zeiten vor Ort an der Basis im Betrieb durchgeführt. Ich ziehe mich immer mal wieder gerne an den Arbeitsplatz zurück, schreibe so meine Erkenntnisse schon mal so bisschen in eine Struktur rein, damit die vorbereitenden Dinge für den Bericht schon mal passen. Und dann kommen weitere Schwerpunktthemen natürlich dazu, ich mir anschaue. Das ist das Gestelllager, das ist das Rohmateriallager, das ist die Reihenfolge, wie die Ware zur Verfügung gestellt wird. Das ist natürlich das Lack und das Pulverlager. Wo wird der Lack, der Pulverlack gelagert, unter welchen Bedingungen? Gibt es ein Lagersystem, ein Ordnungssystem? Werden Mengen erfasst? Gibt es eine Lagerbestandsführung? Wie ist die Temperatur im Lacklager? Man trifft es häufig halt noch an, dass die Pulverlacke direkt in der Nähe des Ofens gelagert werden, unterm Ofen, neben dem Ofen und dann wundert man sich anschließend, dass der Pulverkarton bzw. das Pulver verblockt, weil es halt schon längere Zeit irgendwo direkt im warmen Bereich gestanden hat. Also sehr viele Erkenntnisse aus dem Bereich Lack und Pulverlager und gerade das Thema Bestandsführung spielt natürlich eine wichtige Rolle.

00:14:03: Erlebe ich fast in jedem Projekt, irgendetwas fehlt immer, irgendetwas wird gesucht. Bei irgendeinem Thema hat die Disposition nicht funktioniert. Dann fehlt der passende Härter zum Stammlack, dann fehlt der passende Farbton zum Kundenauftrag oder es war nicht die ausreichende Menge da. Also ganz viele Erkenntnisse, die man dann so in zwei, drei Tagen auch gewinnen kann. Last but not least geht es dann natürlich in Richtung Qualitätssicherung. Entweder in Richtung einer Zentralabteilung, die dann die Prozesse überprüft oder ich schaue mir im Prozess an. Wer prüft was? Wann und wo werden Prüfergebnisse dokumentiert? Was passiert anschließend mit den dokumentierten Daten und mit den Ergebnissen aus den Prüfungen? Und vor allen Dingen aber auch, wie werden diese Prüfungen durchgeführt? Finden denn Gitter-Schnittprüfung tatsächlich normgerecht statt? Gibt es so die klassischen Fehler, die bei dieser Durchführung der Qualitätsprüfung immer wieder gemacht werden? Finden die statt, halt eben dann auch dort entsprechende Verbesserungshinweise zu geben oder aber wirklich festzustellen, hey super, Die wissen genau, wie die Prüfgeräte zu bedienen sind, ziehen die richtigen Schlüsse aus den Ergebnissen, leiten die Korrekturmaßnahmen ein. Also alles, was man sich dann idealerweise vorstellen kann. Ja, das soweit zu den Themen, die ich mir in jedem Prozess angucke. Ich denke, man kann dann abschätzen zwei Tage, drei Tage im Betrieb sind dann je nach Unternehmensgröße relativ schnell rum. Während der gesamten Zeit stelle ich eigentlich immer zwei beziehungsweise drei Bonusfragen, die für mich wichtig sind, die aber auch letztendlich wichtig sind, wenn es darum geht einen potenziellen Veränderungsprozess anzustoßen im Unternehmen. Und das ist die erste Frage, die ich immer stelle. Wo ist das Wissen im Unternehmen? Wo befindet sich das Wissen, das Fachwissen, das Erfahrungswissen im Unternehmen? Ist es in den Köpfen einzelner Personen? Ist es im Kopf einer einzelnen Person? die dann halt eben auch alles entscheidet und in den Prozessen managt, weil sie der einzige Wissensträger im Unternehmen ist. Ist das Wissen in Form von Dokumenten in Ordnern im Schrank gesammelt? Ist es irgendwo in der Dateienlandschaft im Windows Explorer zur Verfügung? Das heißt, ich verschaffe mir einen Überblick bezogen auf alle Informationen, die letztendlich in dem jeweiligen Unternehmen zu wissen werden und frage, wo

00:16:27: versteckt sich und wo steckt das Wissen in dem jeweiligen Unternehmen. Dann habe ich eben schon angedeutet, das ganze Thema Umgang miteinander, Unternehmenskultur ist ein sehr wichtiges Thema und was in vielen Fällen ein wirklich unterschätztes Thema ist, ist die Fragestellung nach der Organisationsstruktur und die einfache Frage, wer ist für was verantwortlich. Das klingt immer sehr banal, klingt immer sehr selbstverständlich, aber wenn man dort mal so ein bisschen nachhakt, stellt man relativ schnell fest, Das ist alles andere als eindeutig organisiert und geregelt. Und jeder hat da seine Schlupflöcher, jeder hat da seine Meinung dazu, aber Eindeutigkeit ist was anderes. So und das sind die Dinge, die in diesen zwei bis drei Tagen ist Zustandsaufnahme erfasst werden. Ich führe sehr viele Gespräche mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern vor Ort. Ich stelle ganz viele Fragen, die mit warum beginnen, warum machst du das so, warum genauso und nicht anders, habe ich schon andere Dinge ausprobiert. Und alleine dadurch, dass ich diese Fragen stelle, werden Impulse gesetzt, die von externer Seite Folgefragen von Seiten der Mitarbeiter hervorrufen. Und dadurch hat ein solches Projekt, eine solche Istzustandsaufnahme immer schon einen sehr großen Schulungsanteil, weil dadurch, dass ich genau die Dinge fotografiere und mir anschaue, die ich mir anschaue, werden Fragen bei den Leuten generiert, Warum guckst du denn jetzt genau dahin? Was hast du denn da jetzt gerade fotografiert? Was ist dir denn da aufgefallen? Und so entstehen im Gespräch Schulungsaspekte, die deutlich wertvoller sind als eine Schulung mit Powerpoint Folien in irgendeinem Besprechungsraum. Das ist im Wesentlichen das, was in den zwei, drei Tagen Istzustandsaufnahme abläuft. Es gibt immer wieder kurze Feedbackrunden, Nachfragen bei den entsprechenden Prozessverantwortlichen. Ich wünsche mir das auch immer, dass wir abends und am nächsten Morgen ein kurzes Kickoff machen. Am Abend nach einem Tag ein kurzes Resümee, was so die ersten Auffälligkeiten waren. Wenn man dann eine Nacht drüber geschlafen hat, sehen manche Dinge am nächsten Morgen etwas anders aus. Das heißt morgens der Start in den Tag, auch ein kurzes Zusammenkommen der Prozessbeteiligten. Und so werden dann diese zwei, drei Tage sehr effizient gefüllt. Ich erstelle den Bericht.

00:18:47: Nach der Berichterstellung gibt es dann in der Regel einen gemeinsamen Termin, wo über die Erkenntnisse gesprochen wird und wir dann in der Lage sind, die Ziele zu definieren, die Routenkriterien zu definieren und darauf aufsetzend dann zu schauen, wie eine mögliche weitere Zusammenarbeit aussehen kann. Das soll es für heute gewesen sein. Die Frage, die mir also wirklich des Öffnen in der letzten Zeit gestellt wurde, was machst du eigentlich? Wie läuft so ein Projekt ab? habe ich versucht heute mal etwas ausführlicher zu beantworten im Podcast. Wenn Fragen da sind, nehmt gerne Kontakt zu mir auf. Informationen, meine Kontaktdaten findet ihr in den Show Notes oder überall, wo ich halt vertreten bin, ganz besonders auf LinkedIn. Vereinbart gerne einen unverbindlichen, kostenfreien Kennenlern-Termin mit mir. Ich habe meinen Terminkalender bei Calendly eingestellt. Das heißt, man kann also relativ einfach ein verfügbares Zeitfenster bei CarLendliefinden, auch den Link gibt es in den Show Notes oder auf meinem LinkedIn Profil. Einfach durchfunkend, Termin machen, sprechen, kennenlernen und dann können wir schauen, ob es vielleicht für euch auch ein Thema ist, mal mit so einer Ist-Zustands-Bestandsaufnahme zu beginnen. Danke für heute. Bis dahin. Ciao, ciao. Ja, und das soll es für heute gewesen sein. Wenn es Ihnen gefallen hat, was Sie gehört haben, freue ich mich über ein Abo für meinen Podcast. Für alle Fragen nutzen Sie gerne die Kommentarfunktion. oder nehmen Sie mit mir Kontakt auf. Alle Möglichkeiten dazu finden Sie in der Podcast Beschreibung oder auf meiner Webseite www.marcus-füllers-coaching.de. Nochmals vielen Dank für Ihre Zeit und Ihr Interesse. Bis zum nächsten Mal, Ihr Markus Füllers.